Améliorer la gestion de votre temps

N’avez-vous jamais entendu ou prononcé cette phrase : « je n’ai pas le temps » ? Bien sûr que oui. Mais si vous aviez du temps ? Et s’il était seulement caché, dissolu, perdu au milieu d’innombrables tâches « urgentes », « importantes » qui polluaient votre vie ? On a tendance à faire passer les tâches urgentes des autres avant celles qui sont importantes pour nous. Catégoriser nos activités en fonction de ces deux critères nous permet de mieux nous organiser pour nous concentrer sur ce qui produit, réellement, de la valeur. Et c’est cela la seule question qui vaut : quelle tâche me permet de créer de la valeur ?

La Matrice

Conçue par Dwight David EISENHOWER Le 34ème président des États-Unis lors de l’opération « Overlord » le 6 juin 1944 pour coordonner les actions des alliés, la matrice d’EISENHOWER est un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence réelle ainsi que de leur importance avérée.

Fonctionnant comme une grille de lecture des priorités, elle est généralement représentée comme un tableau à double entrée, formant quatre blocs, nommés « Quadrants ».

Cette matrice comporte 4 types de tâches :
– Urgentes et importantes, à faire tout de suite, et soi-même : ce sont les tâches que l’on ne peut pas déléguer car nous seuls peuvent y apporter de la valeur et qui doivent être réalisées très rapidement. Elles sont prioritaires et doivent prendre le pas sur les autres. Attention, il faut noter que l’urgence doit être la nôtre et non celle des autres. En effet, il est souvent possible qu’autrui nous délègue ses propres urgences.

– Non urgentes et importantes, soit les tâches à planifier : ce sont celles dans lesquelles nous apporteront une grande valeur et que nous ne délèguerons ps. Elles doivent être planifiées et faites quand il n’y a pas d’urgence importante. Elles sont souvent épanouissantes et nous permettent d’exprimer pleinement notre potentiel.

– Non urgentes et non importantes, qui sont donc des tâches à éliminer : très présentes dans nos vies, elles sont reléguées dans cette catégorie car elles ne constituent qu’une perte de temps, et d’intérêt. Il ne faut même pas s’embêter à y réfléchir. Si nous n’apportons pas de valeur et que ce n’est pas urgent, autant ne pas s’y attarder.

– Urgentes et non importantes, à savoir les tâches à standardiser ou à déléguer : souvent peu créatrices de valeur, elles représentent les urgences des autres. Or, seules nos urgences sont prioritaires. Autant que possible, il va falloir les déléguer puisque notre intervention n’apporte que peu. Elles sont la majorité de nos urgences, et peut-être même de nos tâches. Elles polluent nos vies et nous devons nous en séparer, et expliquer à ceux qui nous les ont données que notre intervention ne porte pas une réelle plus-value.

Collaborer avec autrui en déléguant des tâches qui ne sont pas forcément rébarbatives mais plutôt formatrices et valorisantes est bénéfique pour notre temps qui est compté. Et n’oublions pas que la délégation des tâches est aussi un moyen de satisfaire le besoin d’utilité et de reconnaissance de chacun. On le voit notamment avec les enfants qui sont ravis d’aider dans les tâches à la maison.

Au quotidien

Des exemples ?
Voici quatre exemples un peu caricaturaux de ce qui peut prendre place dans les quatre zones de la matrice :

Important et urgent : il vous reste un quart d’heure pour faire votre déclaration de revenus et vous n’avez pas encore commencé…
Important et non urgent : vous devez réserver vos billets d’avion pour vos prochaines vacances, mais vous n’êtes pas à un jour près.
Non important et urgent : vous devez absolument envoyer un mail à une amie pour lui rappeler que les soldes commencent demain.
Non important et non urgent : vous avez décidé de passer une heure sur Youtube pour sélectionner les dernières vidéos les plus drôles.

« Ce qui est important, est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important »

Vous ne pouvez pas TOUT faire en même temps, il y a des choix à faire.
Cependant, pour éviter une mauvaise classification de vos choix de priorité, il est important de savoir distinguer ce qui est important de ce qui est urgent. Les tâches importantes sont des activités qui ont un impact sur vos résultats. Autrement dit, ce sont des tâches qui apportent une valeur ajoutée sur votre activité, ce qui fait qu’elles ne doivent pas être négligées. Par contre, les tâches urgentes sont des activités secondaires, c’est-à-dire importantes, mais pas essentielles pour un meilleur résultat.

Pour plus de compréhension sur ces deux notions, remplacez tout simplement « tâche importante » par « activité d’impact » et « tâche urgente » par « activité de support ou de soutien ».

Pourquoi l’utiliser ?
Manager, chef de projet, collaborateur, chacun peut trouver un intérêt dans l’utilisation de cette matrice.
Elle sera judicieusement employée pour :
● gérer son temps plus efficacement,
● organiser son travail et gagner en productivité,
● classer les tâches qui vous incombent en distinguant pour chacune leur valeur ajoutée et/ou leur caractère impérieux,
● savoir quel type de tâche et à quel moment déléguer,
● prioriser un plan d’action en équipe,
● prendre des décisions plus éclairées, etc.

Ce qui est également intéressant est de vérifier quelle proportion de tâches a du sens pour nous et ainsi de poser la question suivante : ai-je travaillé aux projets qui ont du sens pour moi aujourd’hui ? Comment procéder pour y parvenir dès demain ?

Points forts

La matrice d’Eisenhower a beaucoup d’avantages. Elle permet entre autres de montrer l’importance de quelques aspects comme :

L’importance de l’effort

La matrice d’Eisenhower est un outil qui nous aide à se focaliser sur ce qui peut nous ramener vers le succès. En ayant testé cet outil, j’ai remarqué que ma productivité s’est beaucoup améliorée. En effet, le fait de ne considérer que les tâches qui ont une vraie valeur ajoutée sur votre carrière, permet de focaliser tout l’effort sur ces tâches, et diminuer les fuites d’effort perdues sur d’autres tâches moins prioritaires.
Les résultats de l’application de cette méthode se voient rapidement.

L’importance de la décision

L’avantage de cet outil c’est qu’on peut l’appliquer partout, dans tous les domaines qu’ils soient professionnels ou personnels.
L’importance d’utiliser la matrice d’Eisenhower, est qu’elle permet de prendre desdécisions. On a tous le sentiment que : répondre aux emails, téléphone, SMS, collègues, etc, constituent des tâches urgentes. Et en même temps, on connaît nos tâches importantes qui contribuent à long terme dans notre vie (lire un livre, se cultiver, avoir des connaissances, assister à des forums). Cependant, faire la différence entre ces deux types de tâches est concrètement dur. D’où l’importance d’un framework qui nous permet de prendre la décision entre quelle tâche doit-on s’y focaliser le plus.

L’importance de l’élimination

Soyons loin des faux sentiments, si une tâche ne contribue pas à l’évolution vers votre objectif, c’est qu’il faut simplement l’éliminer. Cette tâche tombe bien dans la case 4 de la matrice d’Eisenhower.
Il est facile de rester occupé et de le dire à tout le monde que de prendre la peine d’éliminer une tâche sur laquelle vous vous sentez confortable, mais qu’à la fin n’est pas importante ni urgente pour vous.

En Conclusion

Le sentiment d’urgence, par bien des côtés, ressemble à une drogue : il nous absorbe complètement, nous fait sentir important et même créer des sensations excitantes qui conduisent à l’accoutumance. Comme toutes drogues, passées les premiers moments, elle est destructrice sur le long terme.

Il est possible de se libérer de l’apparente tyrannie de l’urgence en apprenant à catégoriser les tâches selon un second critère, l’importance. La matrice dite d’Eisenhower, en catégorisant chaque tâche dans l’un des quatre quadrants, permet de les discriminer les unes par rapport aux autres et de mieux gérer son temps.

Reprenez le pouvoir sur votre vie en récupérant votre temps. Le temps passe et celui que vous offrez ne sera jamais récupéré. Alors pensez votre temps comme un cadeau et distillez-le avec parcimonie : votre plus grande richesse sera toujours votre temps … merci d’en avoir offert à cette lecture !!

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